机关机要文件交换自动化管理系统由公文智能交换箱组和配套的系统管理软件组成。该系统将条码自动识别技术引入到公文交换过程中，将公文、信件的基本信息生成条码，通过带有条码识读装置的专用设备“公文智能交换箱”来记录文件的全部交换信息，从而实现了传统办公自动化系统无法做到的纸质文件数据的自动载入。并且利用条码自动识别技术，系统将纸质文件和电子文件建立起对应关系，解决了信息流与物流的信息连接，从而实现了对纸质文件和电子文件的一体化管理。